檔案保存年限

社群：人事研討會

檔案是指什麼？有保存年限嗎？在網路上有查詢到「臺南市政府教育局」「臺南市政府教育局檔案分類及保存年限區分表」，可參考。例：
績效考評 績效考評公文及表冊 保存10年 依規定程序銷毀。
平時考核 平時考核公文及表冊 保存5年 依規定程序銷毀。

法規名稱：	檔案法
修正日期：	民國 97 年 07 月 02 日
法規類別：	行政 ＞ 國家發展委員會 ＞ 通用目

第 2 條
本法用詞，定義如下：
一、政府機關：指中央及地方各級機關（以下簡稱各機關）。
二、檔案：指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。
三、國家檔案：指具有永久保存價值，而移歸檔案中央主管機關管理之檔案。
四、機關檔案：指由各機關自行管理之檔案。

第 3 條
關於檔案事項，由行政院所設之專責檔案中央主管機關掌理之。檔案中央主管機關未設立前，由行政院指定所屬機關辦理之。
前項檔案中央主管機關，最遲應於本法公布後二年內設立。
檔案中央主管機關之組織，以法律定之。
檔案中央主管機關設立國家檔案管理委員會，負責檔案之判定、分類、保存期限及其他爭議事項之審議。

第 4 條
各機關管理檔案，應設置或指定專責單位或人員，並編列年度計畫及預算。

法規名稱：	檔案法施行細則
修正日期：	民國 109 年 08 月 05 日
法規類別：	行政 ＞ 國家發展委員會 ＞ 通用目

第 1 條
本細則依檔案法 (以下簡稱本法) 第二十九條規定訂定之。

第 2 條
本法第二條第二款所稱管理程序，指依文書處理或機關業務相關法令規定，完成核定、發文或辦結之程序。
本法第二條第二款所稱文字或非文字資料及其附件，指各機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，包括各機關所持有或保管之文書、圖片、紀錄、照片、錄影（音）、微縮片、電腦處理資料等，可供聽、讀、閱覽或藉助科技得以閱覽或理解之文書或物品。

第 3 條
各機關管理檔案，應依本法第四條規定，並參照檔案中央主管機關訂定之機關檔案管理單位及人員配置基準，設置或指定專責單位或人員。

第 5 條
各機關依本法第六條第二項規定，將檔案中之器物交有關機構保管時，應訂定書面契約或作成紀錄存查。

第 6 條
本法第七條第一款至第七款所定檔案管理作業事項用詞，定義如下：
一、點收：指檔案管理單位或人員將辦畢歸檔之案件，予以清點受領。
二、立案：指就檔案之性質及案情，歸入適當類目，並建立簡要案名。
三、編目：指就檔案之內容及形式特徵，依檔案編目規範著錄整理後，製成檔案目錄。
四、保管：指將檔案依序整理完竣，以原件裝訂或併採微縮、電子或其他方式儲存後，分置妥善存放。
五、檢調：指機關內或機關間因業務需要，提出檔案借調或調用申請，由檔案管理人員依權責長官之核定，檢取檔案提供參閱。
六、清理：指依檔案目錄逐案核對，將逾保存年限之檔案或已屆移轉年限之永久保存檔案，分別辦理銷毀或移轉，或為其他必要之處理。
七、安全維護：指為維護檔案安全及完整，避免檔案受損、變質、消滅、失竊、無法讀取及辨識內容等，而採行之防護及對已受損檔案進行之修護。

法規名稱：	機關檔案保存年限及銷毀辦法
修正日期：	民國 106 年 01 月 05 日
法規類別：	行政 ＞ 國家發展委員會 ＞ 通用目

第 2 條
各機關依本法第十條區分檔案保存年限時，應審酌下列各款事項：
一、影響國家安全、社會發展及公益之程度。
二、典章或史料文物之價值。
三、法律信證之維護。
四、行政程序之稽憑。
五、學術研究之參考。
六、機關組織沿革及業務職能之特性。
七、個人權益之保護。
八、其他應審酌之重要事項。

第 3 條
下列檔案之保存年限，應列為永久保存：
一、涉及國家或本機關重要制度、決策及計畫者。
二、涉及國家或本機關重要法規之制（訂）定、修正及解釋者。
三、涉及本機關組織沿革、主要業務運作及職能演變者。
四、對國家建設或機關施政具有重要利用價值者。
五、具有國家或機關重要行政稽憑價值者。
六、具有國家、機關、團體或個人重要財產稽憑價值者。
七、對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者。
八、具有重要科技價值者。
九、具有重要歷史或社會文化保存價值者。
十、屬重大輿情或具唯一性、獨特性或代表性之特殊個案者。
十一、法令規定應永久保存者。
十二、其他有關重要事項而具有永久保存價值者。

第 14 條
檔案有下列情形之一，且情況急迫時，得逕行銷毀之：
一、因變質而散發有毒物質，嚴重影響人體健康者。
二、遭遇戰爭、暴動或事變，為保護國家安全或利益而須即時銷毀者。
各機關如有前項情形，應將其原因及已銷毀檔案之檔號、案名、數量、銷毀時間、地點及方法等詳細情形，函送檔案中央主管機關備查。